■■ コラムVOL.30
■■ 就活クリエイターが心得たいメールマナー

デジタルクリエイターなるもの、ビジネスにおいても日常においても
メールはコミュニケーションの友。もちろん就職活動においても
重要なコミュニケーションツールのひとつです。

トラブルを防ぐためのマナー、知っておきたい基本ルール、ビジネス力を
アップするメール文章etc・・・「メールマナー」という言葉で検索すれば
巷ではいろんなHOW TOが公開されていますが、今回はデジタルクリエイター
として就職活動する皆さんに心得てほしい≪メールマナー≫をお伝え
していきたいと思います。

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HTMLメールは極力避ける
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HTMLメールは文字に色がついたり画像を加えることができたり、
まるで「手紙」のようにメールを送信できる多彩なコミュニ
ケーションツールです。

ただし就職活動に限っていえば、処理スピードが遅く、スクリプト
によってウィルス被害を受けやすいという性格はマッチしない部分
があるでしょう。

特にビジネスの現場では、通常の連絡手段としてのHTMLメールは
好まれない傾向があるので、自分デフォルト設定がHTML形式に
なっていないか、改めて確認してみましょう。

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機種依存文字は使わない
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相手企業がどんなPC環境にあるか、応募段階ではわからない。

だからこそ、自分とは異なるコンピュータ環境かもしれないと
留意しながら、使用文字に配慮をしていくことが必要です。

特に多いのが、○付きの数字、「株式会社」を表す（）付き株の文字。
Windwsで見ることができてもMacでは違う文字に変換されることが
ままありますので、機種依存文字をある程度把握しながら、
別の表現で代用するなどの工夫をしていきましょう。

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携帯端末に新着メールを転送
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就職活動ではタイミングを逃さないことがとても大切です。
クリエイティブ企業では、人事（採用活動）専任で動ける担当者は
そう多くないため、日常業務と併行しながら求人応募への対応を
している「忙しい」現状があります。

せっかくのチャンスを逃さないためにも、企業の採用熱を
下げないようにするためにも、素早い対応力はやはり大切。

ぜひ皆さんには、就職活動中だけでも携帯端末にメール転送する
ことをおすすめしたいと思います。そうすることで、たとえ外出先でも
リアルタイムに企業からのメッセージが確認でき、必要に応じて
折り返しの連絡をしていける環境が整います。

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メール返信の基本は24時間以内
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企業からの選考にまつわるメールが到着した場合、特に自分からの
返信が必要なケースでは、内容に失礼がないように時間をかけて
返信してしまうこともあるはず。

送信した企業側の立場で考えると、メールが重要な内容であれば
あるほど、メッセージがきちんと伝わっているかどうか気になる
ことがあるようです。特に、内定連絡や選考の最終段階での確認連絡
など緊急性のあるメールについては、返信が遅いことで相手に不安を
感じさせることにも繋がります。

受信から「24時間」を経過しても返信できないような、回答に時間が
必要なメールであれば「内容を確認いたしました。追ってこの件に
ついて返信させて頂きます。」というシンプルな内容で返信する癖を
つけていきましょう。こうすることで「すぐにつかまる人」
「丁寧な対応ができる人」という好印象を企業に与え信頼度も増します。

※夜間に到着したメールであれば翌日中の返信でOK
※返信の必要性がない場合には当てはまりません

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ウィルスチェックを怠らない　
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クリエイターの就職活動で意外な盲点とされるのが、ウィルス対策。
応募段階でファイルをメール添付することもあるため、ウィルスに
感染したファイルを応募企業に送信することはもってのほか。

メールウィルスは簡単に被害者が加害者になってしまう、拡大力の
強いものです。特にクリエイティブ企業では、普段のコミュニケー
ションでメールを利用する頻度が高いため、十分な事前対策が必要です。

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メールだけに頼りすぎない　
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メールというツールは、相手の時間・状況を邪魔することなく履歴を
残すことのできる、手軽で強力なコミュニケーション手段。一方で、
豊かな感情や微妙なニュアンスを伝えることには、限界があります。

特に就職活動においては、メールで伝えきれないコミュニケーション
を必要とされることもあり、たとえば、内定への「感謝」の気持ち、
急な選考辞退への「お詫び」の言葉などは、電話や対面での
コミュニケーションに切り替えて対応することが適切です。
用途やタイミングに応じて、ツールを使い分けしていきましょう。

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明日からでも手軽に取り組めるマナーです。「あたり前をあたり前に」
できるクリエイターになるために、内容をチェックしてみましょう♪