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メモを取るのは、3点に絞れ

July 25, 2013

■■ コラムVOL.190
■■ メモを取るのは、3点に絞れ




新しい仕事、新しい環境、新しいやり方。

私たちは、体験したことのない何かを目の前にしたとき、
重要事項をその場で「メモ」する行為をすることが多くあります。

忘れないように記録したり、頭の中を整理したり。

でも実際のところ、一生懸命メモをとってはいるものの、インプット
だけで終わってしまって、アウトプットにまで結びつけられないと
感じている人は、きっと少なくないのではないかと思います。

そこで、今回ご紹介するのは、とてもシンプルで最低限のメモ術。

株式会社クロノスの常務取締役兼ソリューション事業部長である
山本大さん『クロノスの日記』からのブログ記事紹介です。

<以下、転載>

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 メモを取るのは、3点だけに絞れ

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  前提、メモ魔は結局話を聞いてない


IT講師をやっていて思うことがある。

それは、授業にノートをがんばって取っている受講生さんが話を
理解しているとは限らない。ということだ。講義の場合は、うまく
ノートを作らせてあげたうえで話を理解してもらうのも講師の力量
なんだけど、ビジネスの現場で、話し手(例えば顧客)がメモを取る
時間、待ってくれるとは限らない。

しかし、事情はどうあれ不完全なメモしか残らず、話も聞いていない
ではどうしょうもない。だから不完全なメモをとるくらいなら話を
聞くことに集中したほうがいい。

メモを取るデメリットはそれだけではない。メモを取ることは記憶力
を悪くすると最近感じてる。その詳細については後述するが、とにかく
メモを多く取るよりも、話を聞くことが重要なのだ。その前提を持った
上で、メモを取るときの最低限の3点について詳述しよう。


【 1 】 あとで質問すること、疑問に思った点


話を能動的に聞くには質問・疑問を考えながら聞くべきだ。

しかし、「これ質問をしよう」とか考えていると、聞くことに集中できない。

だから、聞くことに集中するために湧いた疑問はメモに書き出すようにする。

そうすると安心して話の続きが聞ける。話の流れでその疑問が解消できる

こともある。そうすれば話の腰を折ることも少なくて済む。


【 2 】 日時・場所・数値


人間は情報ではなく物語を理解するようにできている。

日時や場所、数値といった、記号化された情報は人間の頭では記憶しにくいものだ。

例えば、2009年5月7日という数値化された情報を記憶するのは難しいが、

「ゴールデンウィーク明けの1日目」なら記憶しやすい。

しかし、ビジネス上、日時・場所・数値が重要な意味を持つことが多い。

次回の打ち合わせ予定や、集合場所などはメモを取っておくべきだろう。


【 3 】 ”相手が”重要視しているキーワード


相手が繰り返し言ったり、重要そうに話す内容はメモしておくべきだ。

これも講師経験からくるものだが、受講生はとにかく「理解したこと」を

メモしがちだ。しかし、その事柄は既に理解しているんだから、

メモの価値はないのだ。


本当に重要なのは、話し手が「理解させたいこと」である。

特に、要件定義のヒアリングなど、話し手の方が聞き手よりも話題についての

知識レベルが高いときは、理解させたいことを聞き手が機敏に察知しないと、

重要な言葉を聞き漏らすことにつながる。


講師の話にもどるが、受講生に向かって、これでもかと繰り返し重要ポイント

を強調してもノートを取らない人がいると、講師側も心配になってくる。

だから余計に何度も繰り返すことになってしまい余計な時間を取る。

話し手の不安感を除き、スムーズに次の話に進めるためにも、

相手が重要視している言葉はメモを取るほうがいい。

相手が重要視しているキーワードを過不足なく見つけるには、

より注意して話を聞いていなければならない。

そうすると更に”余計な”メモを取ってる暇などなくなるのだ。


【 余 談 】


メモは記憶力を下げていると思う。メモを取って安心してしまうと記憶しなく
なるというのもあるが、それだけではない。”メモを取らない”ことが、記憶力
増強のトレーニングになるのだが、その機会の逃がし続けているのだ。

後輩の1人で、ずばぬけて記憶力が優れたメンバーがいるが、彼はまったくメモ
を取らないらしい。例えば、樹海のようなファイルサーバー上で、重要ファイル
の在処を聞いてもメモを取らない。何度も、そのパスを探す作業をする中で、
頭の中に地図が出来上がっていくということだ。一度地図が出来上がると、
何かにつけ探し出すのが速くなる。

この話を聞いて、

「カーナビを使って行った場所は、カーナビなしでは二度と行けない。」

という言葉が思い浮かんだ。

「余計なことに頭の記憶容量を使うと、ほかの事が覚えられない」などと
根拠のない言い方をする人もいるが、まったくの逆だろう。人間の記憶は、
シナプスの結合の強さによって維持されるという仕組みだから頭の中は、
ハードディスクのように制限容量が決まった器ではなく、使えば使うほど
容量が広がる器なのだ。とにかく、簡易なことをメモに頼って生きていると、
記憶容量は目減りすると思う。

まぁ、しかし「お気に入り」も「メモ」も使わないわけには行かない。

なんとかとハサミは使いようなので、使い方を工夫しようということ。


◇◇◇『メモを取るのはこの3点だけに絞れ』山本大@クロノスの日記
https://d.hatena.ne.jp/iad_otomamay/20090506/1241624773

—–

さて、いかがでしょうか?

私たちは学生時代から、当たり前のように「メモ」する行為をしています。
まただからこそ、刷り込まれた当たり前が存在しているのかもしれません。

自分らしいメモ術、身につけていきたいものですね。




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