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報告は、前半の2割で決まる

September 12, 2013

■■ コラムVOL.196
■■ 報告は、前半の2割で決まる





ホウ・レン・ソウ

社会人になってからというもの、よく耳にするこの言葉。
中でも、業務におけるホウ(報告)は、簡潔であり、かつ
伝えたい本題に相当する内容でありたいもの。

でも普段、クリエイターの皆さんとお話していると、
どうもコレに苦手意識をもつ人が少なくないと感じます。

そこで今回は、病院の研修医向けに受け継がれてきた情報を
まとめた「レジデント初期研修用資料」(@medtoolz)から
『報告には行動目標が必要』のご紹介です。


<以下、引用>

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 報告がやたらと長く感じる人は、行動目標が設定されていない

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業務における報告は、個人的には簡潔であるほど好ましい。
話しかたこそ丁寧なのに、本題に相当する内容がなかなか
始まらない報告は、できることならやめてほしいなと思う。


◎簡潔な報告には行動目標が含まれている


何かのプレゼンテーションを行うときには、それを聞いた
相手がどうなってほしいのか、あらかじめ目標を立てて
おかないといけない。目標なしにスライドを飾っても面白い
プレゼンテーションにはならないし、なによりもそうした
プレゼンテーションは、聞いた人に満足が生まれない。

業務におけるちょっとした報告もまた、それを聞いた相手に
どうなってほしいのか、行動目標みたいなものを頭に置いて
行うと、簡潔で分かりやすい報告を行うことができる。

報告を行なって、相手に判断させたいのか、それとも病棟に
来てほしいのか、あるいは書類にサインをさせたいのか、
行動目標のある報告は、前半の2割ぐらいを聞いた時点で、
自分なりに何をすればいいのか、聞くときの覚悟が定まる。

覚悟というものは興味にだいたい等しいもので、興味を
持った話はたいてい長くても快適に聞くことができるし、
「この話はあとこれぐらいで終わる」という予測を立てやすい。

行動目標を持った報告は、実際には決して短くないし、
もしかしたらそれほど簡潔でないことも多いけれど、
聞く側が快適だから、結果としてそれを「簡潔だ」と感覚できる。


◎目標のない話は聞きづらい


話しかたこそ丁寧なのに、話がやたらと長く感じる、
聞いてなんだかイラつく人というのがどうしてもいる。

話を聞きながら、途中から「もっと簡潔に、結論を話してください」
なんて突っ込みたくなるあのいらだちは、恐らくは話者の報告に
行動目標が設定されていないところから発生するのだと思う。

行動目標が設定されていない報告は、相手の話が8割ぐらい終わっ
てもなお、それを聞いた自分が何をすればいいのかが見えてこない。
報告を10割聞いて、頭のなかで再構成を行なって、ようやく何を
すればいいのか、今の話は自分に何を求めていたのかが見えてくる。

話を聞く覚悟が定まらない状況は、聞く人を不安にさせる。
いくら聞いても先が見えないし、話の終わりも予測できないから、
結果として報告がとても長く感じることになる。

「話が丁寧にすぎる」と感じた誰かに対して、「もっと簡潔に結論から」
とお願いしても、話がもっと丁寧に、早口になるだけで、問題が解決
しないことが多い。話者がそもそも、報告に「結論」を想定していない
場合に結論を求めても、話はかえって長くなってしまう。


◎行動とは何か


丁寧なのに結論が見えない話をする人は、報告の目標を
「嫌われない」こと、あるいは「怒られない」ことに置く。
同じ目標であっても、「○○されない」ことは、行動目標とはいえない。

行動目標を持った報告を引き出す手段として、たとえば警察の
「事件ですか、事故ですか」と尋ねるやりかた、病棟業務における
「報告です」「急変しました」「処方依頼です」みたいな前置きを
強制するやりかたは、恐らくは業界を超えて役に立つ。

報告する際の心構えとして、相手にどうなってほしいのかを常に
考えることが、「簡潔な報告」を生み出す原動力になるのだと思う。


(引用元)レジデント初期研修用資料(@medtoolz)
「報告には行動目標が必要」
https://medt00lz.s59.xrea.com/wp/archives/1535

—-

さて、いかがでしょうか?

“行動目標のある報告は、前半の2割ぐらいを聞いた時点で、
自分なりに何をすればいいのか、聞くときの覚悟が定まる “

話す相手にどうなってほしいのか?を伝えるのが、わかりやすい報告の形。
なるほど、よくわかります。




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